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LA SELVA DEI DOCUMENTI D’ACQUISTO E LA CORRETTA IMPOSTAZIONE DELLA PRATICA

E’ agosto, ma l’Agente di Viaggi non è in ferie. E’ davanti al computer per inserire correttamente le ultime pratiche dell’estate. Con le nuove scadenze della comunicazione Iva trimestrale e dello spesometro analitico occorre essere tempestivi, e poi “se rimando a dopo le ferie non mi ricordo più qualche particolare e i nodi verranno al pettine”.

E così il Collega, brianzolo per la precisione, in preda a molti dubbi chiama l’assistenza clienti ©ADVStaff e (come spesso accade in agosto, manco a dirlo) dall’altro capo del filo ci sono io. ”Ho molti dubbi su queste pratiche di crociera. Per avere maggior provvigione da due mesi le prenoto attraverso il portale del network[l’agenzia fa parte di uno dei principali network agenziali, ndr] e ottengo una conferma dal portale, poi però pago direttamente alla Compagnia”. Domanda: “e chi ti pagherà la provvigione?” Risposta: “ancora non lo so, mi devo informare”. “E poi ci sono questi altri casi di biglietterie aeree fatte sul portale del network e pagate con carta di credito”. D: “a chi?”. R: “ancora non ho capito bene, devo vedere sull’estratto conto della carta”. E poi ci sono biglietterie marittime prenotate tramite il portale del network che in realtà si collega al portale di un consolidatore e c’è una provvigione, ma anche un fee che devo pagare al consolidatore, mentre io applicherò un altro fee al cliente. E poi gli hotel: da ora anche Booking.com lavora con le agenzie, ma io lo faccio tramite il network che mi rimanda a un consolidatore, ho una piccola provvigione, ma poi faccio anche il mio markup. Alla fine fra provvigioni, fee e contro-fee cosa dovrò fatturare a chi?”.

Qui si tocca veramente con mano l’enorme complessità della gestione contabile e fiscale delle agenzie di viaggi, un fattore che rischia di mandare a gambe all’aria i già magri bilanci: primo, per la difficoltà e il costo di star dietro a questi grovigli di documenti e operazioni che si incrociano; secondo, perché al minimo errore nella registrazione di un documento o nei dati anagrafici di una controparte contabile arriveranno sanzioni ben maggiori di un agency fee.

“Tranquilizzati – è la mia risposta al Collega della Brianza – e fai così: inserisci tutte le pratiche, anche dubbie, nella sezione Intermediazione di ©ADVMANAGER, inserisci i dati del cliente, quanto hai incassato in tutto e quanto hai pagato a chi, se hai già fatto pagamenti. Poi allega i file PDF di tuti i documenti in tuo possesso, scaricati dai vari siti o comunque ricevuti. La pratica la sistemiamo noi, poi ti spieghiamo quale è la logica da usare per le prossime volte e magari un warning in proposito lo mettiamo in mouse-over anche nella videata del software, ad uso di tutti i colleghi che avranno gli stessi dubbi e problemi. Per quello che c’è da fatturare e a chi non pensarci: come sai fa tutto il Sistema in automatico. Emette, registra e inserisce in spesometro”.

In ogni caso prima di eseguire contabilizzazoni definitive e rilevazioni di operazioni Iva da inviare all’Agenzia Entrate, il sistema invia un alert segnalando le pratiche coinvolte e invitando l’agente di viaggi a riverificarle. E in ultima battuta ci siamo sempre noi. 


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